Dokumente verwalten
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Willkommen bei der Dokumentenverwaltung! Hier zeige ich Ihnen, wie Sie alle Ihre Geschäftsdokumente sicher und übersichtlich in BuchhaltGenie speichern. Von Rechnungen über Verträge bis hin zu Kontoauszügen - alles an einem Ort, jederzeit abrufbar und gesetzeskonform archiviert.
BAO §132 Aufbewahrungspflicht: In Österreich müssen Geschäftsunterlagen 7 Jahre aufbewahrt werden. BuchhaltGenie archiviert Ihre Dokumente automatisch BAO-konform und verhindert vorzeitiges Löschen steuerrelevanter Dateien.
Überblick: Die Ablage
Die Ablage ist Ihr zentraler Speicherort für alle Geschäftsdokumente. Sie finden sie im Dashboard unter Ablage oder über die Tastenkombination Strg+D.
Rechnungen, Verträge, Steuerbelege und mehr
DokumenteKassabons, Quittungen, Einkaufsbelege
BelegeLangzeitarchivierung nach BAO §132
ArchivSchnelles Finden mit intelligenten Filtern
SucheDokumente hochladen
Unterstützte Formate
| Format | Dateitypen | Maximale Größe |
|---|---|---|
| Bilder | JPEG, PNG, HEIC, WebP, TIFF | 10 MB |
| Dokumente | PDF (auch mehrseitig) | 25 MB |
| Office | DOCX, XLSX | 15 MB |
| Große Dateien | Alle oben genannten | 50 MB (Chunk-Upload) |
Drei Wege zum Hochladen
Drag & Drop
Drag & Drop (Desktop)
Der schnellste Weg am Computer:
Ablage öffnen
Navigieren Sie zu Dashboard und dann Ablage.
Dateien ziehen
Ziehen Sie Ihre Dateien einfach in den markierten Bereich. Sie sehen “Hier ablegen”, wenn Sie richtig sind.
Dokumenttyp wählen
Wählen Sie für jede Datei den passenden Dokumenttyp aus der Auswahl.
Hochladen starten
Klicken Sie auf Alle hochladen - die Dateien werden verarbeitet.
Tipp: Sie können bis zu 10 Dateien gleichzeitig hochladen!
Dokumenttypen
BuchhaltGenie kennt folgende Dokumentkategorien:
| Dokumenttyp | Symbol | Verwendung | Steuerrelevant |
|---|---|---|---|
| Rechnung | 📄 | Ein- und Ausgangsrechnungen | Ja |
| Beleg | 🧾 | Kassabons, Quittungen | Ja |
| Vertrag | 📋 | Kauf-, Miet-, Arbeitsverträge | Teilweise |
| Kostenvoranschlag | 💰 | Angebote, Proforma-Rechnungen | Nein |
| Steuerbeleg | 📊 | UVA, Steuerbescheide | Ja |
| Kontoauszug | 🏦 | Bankdokumente | Ja |
| Schriftverkehr | ✉️ | Geschäftsbriefe, E-Mails | Teilweise |
| Sonstige | 📎 | Alles andere | Manuell festlegen |
Steuerrelevante Dokumente werden automatisch mit einer 7-jährigen Aufbewahrungsfrist versehen und können vor Ablauf dieser Frist nicht gelöscht werden.
Suchen Sie und Filter
Volltextsuche
Nutzen Sie das Suchfeld, um Dokumente nach Namen, Inhalt oder Metadaten zu finden:
- Dokumentname: “Rechnung” findet alle Rechnungen
- Lieferant: “Amazon” findet alle Amazon-Belege
- Betrag: “250” findet Dokumente mit diesem Betrag (wenn OCR aktiv)
Erweiterte Filter
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Dokumenttyp | Nach Kategorie filtern (Rechnung, Vertrag, etc.) |
| Steuerrelevant | Nur steuerlich relevante Dokumente anzeigen |
| Zeitraum | Nach Erstellungsdatum eingrenzen |
| Quartal | Österreichisches Steuerquartal (Q1-Q4) |
| Compliance | UStG §11 oder §19 (Kleinunternehmer) |
Schnellfilter
Häufig benötigte Filter sind als Buttons direkt verfügbar:
- Steuerrelevant - Alle steuerlich relevanten Dokumente
- Nicht steuerrelevant - Sonstige Dokumente
- Kleinunternehmer - Relevant für die EUR 55.000 Grenze
Dokumente verknüpfen
Mit Rechnungen verbinden
Verknüpfen Sie Dokumente direkt mit Ihren Ausgangsrechnungen:
Rechnung öffnen
Öffnen Sie die betreffende Rechnung in BuchhaltGenie.
Anhänge hinzufügen
Klicken Sie auf Dokument anhängen und wählen Sie aus der Ablage.
Verknüpfung speichern
Die Verknüpfung wird automatisch gespeichert.
Mit Ausgaben verbinden
Belege können direkt beim Erfassen oder nachträglich mit Ausgaben verknüpft werden:
- Beim Erfassen: Upload im Ausgabenformular
- Nachträglich: In der Ablage auf “Verknüpfen” klicken
Verwandte Dokumente
BuchhaltGenie erkennt automatisch zusammengehörige Dokumente:
- Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung zum selben Vorgang
- Verträge und zugehörige Rechnungen
- Kontoauszüge und gebuchte Transaktionen
Speicherplatz
Kontingente nach Tarif
| Tarif | Cloud-Speicher | Hinweis |
|---|---|---|
| Free | 1 GB | Für den Einstieg |
| Starter | 5 GB | Etwa 5.000 Dokumente |
| Pro | 25 GB | Etwa 25.000 Dokumente |
| Business | 50 GB | Etwa 50.000 Dokumente |
| Enterprise | 100 GB | Etwa 100.000 Dokumente |
Speicherverbrauch prüfen
Ihren aktuellen Speicherverbrauch sehen Sie:
- Dashboard: Anzeige in der Ablage-Statistik
- Einstellungen: Unter Tarif & Limits detaillierte Aufschlüsselung
Tipp: PDFs sind platzsparender als Bilder. Eine durchschnittliche Rechnung als PDF benötigt etwa 100 KB, als Foto etwa 2 MB.
Bei Platzmangel
Wenn Ihr Speicher voll ist:
- Upgrade auf einen höheren Tarif
- Alte Dokumente exportieren und lokal archivieren (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist)
- Duplikate entfernen - BuchhaltGenie warnt bei ähnlichen Dokumenten
Archivierung und Aufbewahrung
Automatische BAO-konforme Archivierung
BuchhaltGenie erfüllt automatisch die Anforderungen des § 132 BAO:
| Anforderung | BuchhaltGenie-Lösung |
|---|---|
| 7 Jahre Aufbewahrung | Automatische Fristberechnung |
| Unveränderbarkeit | SHA-256 Prüfsummen für jeden Beleg |
| Vollständigkeit | Keine Löschung vor Fristende möglich |
| Lesbarkeit | Standardformate (PDF, JPG) |
| Verfügbarkeit | 99.9% Uptime, EU-Server |
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist berechnet sich so:
Dokumentdatum ermitteln
Das Erstellungsdatum des Dokuments (z.B. Rechnungsdatum 15. März 2025)
Jahresende als Fristbeginn
Die 7-Jahres-Frist beginnt am 31. Dezember 2025
Frühestes Löschdatum
Das Dokument darf ab dem 1. Jänner 2033 gelöscht werden
Faustregel: Dokumentjahr plus 8 Jahre = frühestes Löschjahr
Löschsperre bei Betriebsprüfung
Bei einer angekündigten Betriebsprüfung (§ 149 BAO):
- Alle Dokumente werden automatisch gesperrt
- Die Sperre bleibt bis zum Abschluss der Prüfung bestehen
- Sie können die Betriebsprüfung in den Einstellungen hinterlegen
Export und Download
Einzelne Dokumente
Klicken Sie auf ein Dokument und wählen Sie Herunterladen. Das Original wird in der ursprünglichen Qualität heruntergeladen.
Mehrere Dokumente
Dokumente auswählen
Aktivieren Sie die Checkbox bei den gewünschten Dokumenten.
Aktion wählen
Klicken Sie auf Ausgewählte exportieren.
Format wählen
Wählen Sie zwischen ZIP-Archiv oder PDF-Sammeldokument.
Download starten
Die Dateien werden verpackt und zum Download bereitgestellt.
Steuerberater-Export
Für Ihren Steuerberater können Sie einen strukturierten Export erstellen:
- Zeitraum wählen: Monat, Quartal oder Jahr
- Dokumenttypen filtern: Nur steuerrelevante Dokumente
- Exportformat: ZIP mit Ordnerstruktur nach Datum/Typ
DSGVO und Datenschutz
Ihre Daten, Ihre Kontrolle
BuchhaltGenie ist vollständig DSGVO-konform:
| Recht | Umsetzung |
|---|---|
| Auskunft (Art. 15) | Komplett-Export aller Dokumente |
| Löschung (Art. 17) | Nach Ablauf der BAO-Frist möglich |
| Datenübertragbarkeit (Art. 20) | Export in Standardformaten |
BAO vs. DSGVO
Was passiert, wenn ein Kunde Löschung verlangt, aber die Rechnung noch aufbewahrt werden muss?
BuchhaltGenie’s Lösung:
- Persönliche Daten werden sofort anonymisiert (Name, E-Mail, Adresse)
- Finanzdaten bleiben erhalten (Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer)
- Nach 7 Jahren wird alles automatisch gelöscht
Rechtlicher Hinweis: Die Aufbewahrungspflicht nach BAO §132 ist eine “rechtliche Verpflichtung” gemäß DSGVO Art. 17 Abs. 3 lit. b und geht dem Löschungsrecht vor.
Tipps für optimale Nutzung
Organisation
- Konsistente Benennung: “2025-03-15_Rechnung_Amazon.pdf” statt “scan123.pdf”
- Sofort kategorisieren: Wählen Sie beim Upload den richtigen Dokumenttyp
- Regelmäßig hochladen: Lassen Sie keine Belegberge entstehen
Qualität
- Gute Beleuchtung beim Fotografieren
- Dokument gerade ausrichten - schief fotografiert = schlechte OCR
- PDF statt Screenshot bei E-Mail-Rechnungen
Sicherheit
- Aktivieren Sie 2FA für zusätzlichen Schutz
- Teilen Sie Zugänge nicht - nutzen Sie Team-Funktionen
- Regelmäßiger Export als zusätzliches Backup
Häufige Fragen
Kann ich Dokumente vor Ablauf der 7 Jahre löschen?
Nein, steuerrelevante Dokumente sind bis zum Ablauf der BAO-Frist geschützt. Nach Ablauf können Sie sie manuell oder automatisch löschen lassen.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Hinterlegen Sie die Prüfung unter Einstellungen und dann Compliance und dann Betriebsprüfung. Alle Löschfristen werden automatisch ausgesetzt, bis Sie das Ende der Prüfung eintragen.
Wie viele Dokumente kann ich speichern?
Das hängt von Ihrem Speicherkontingent ab. Eine typische Rechnung benötigt etwa 100-500 KB als PDF. Mit dem Pro-Tarif (25 GB) können Sie etwa 50.000 bis 250.000 Dokumente speichern.
Werden meine Dokumente verschlüsselt?
Ja, alle Dokumente werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert. Die Übertragung erfolgt über TLS 1.3. Die Server befinden sich in der EU (Frankfurt).
Kann mein Steuerberater auf die Dokumente zugreifen?
Ja, Sie können Ihrem Steuerberater Lesezugriff gewähren unter Einstellungen und dann Team und dann Steuerberater einladen. Er kann alle Dokumente einsehen und exportieren, aber nichts ändern oder löschen.
Weiterführende Themen
📸 Belege fotografieren und hochladen
Beleg erfassen🔍 Automatische Texterkennung
OCR-Erkennung📋 7-Jahres-Frist im Detail
BAO §132 Aufbewahrung🔒 Ihre Rechte und unser Umgang mit Daten
DSGVO DatenschutzBrauchen Sie Hilfe?
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- Fragen Sie mich im Chat
- E-Mail an office@buchhaltgenie.at
- Häufige Fragen durchstöbern
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