Unternehmen einrichten
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Jetzt wird es spannend – wir richten Ihr Unternehmen ein! Diese Daten erscheinen später auf all Ihren Rechnungen, also nehmen Sie sich 3 Minuten Zeit, um alles korrekt einzutragen.
Was Sie hier lernen
- ✅ Welche Firmendaten Sie benötigen
- ✅ Was die Kleinunternehmer-Regelung bedeutet
- ✅ Wie Sie Ihre UID-Nummer eintragen
- ✅ Welche Bankverbindung für Zahlungen hinterlegt wird
Warum ist das wichtig?
Rechtlicher Hinweis: Nach UStG §11 müssen österreichische Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. BuchhaltGenie fügt diese automatisch ein – aber nur, wenn Ihre Firmendaten vollständig sind!
Schritt 1: Firmendaten eingeben
Nach der Registrierung sehen Sie den Einrichtungsassistenten. Füllen Sie die Grunddaten aus:
Pflichtfelder
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Firmenname | Offizieller Name laut Gewerbeschein | Mustermann Consulting e.U. |
| Rechtsform | Art deines Unternehmens | Einzelunternehmen, GmbH, OG, etc. |
| Straße & Hausnummer | Geschäftsadresse | Hauptstraße 15/3 |
| PLZ | Österreichische Postleitzahl | 1010 |
| Ort | Stadt/Gemeinde | Wien |
| Land | Standardmäßig vorausgewählt | Österreich |
💡 Sophie’s Tipp: Verwende die Adresse aus Ihrem Gewerbeschein. Diese muss mit dem Firmenbucheintrag übereinstimmen!
Optionale Felder
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Telefon | Geschäftliche Telefonnummer | +43 1 234 5678 |
| Website | Ihre Firmenwebsite | www.mustermann.at |
| Firmenbuch-Nr. | Falls im Firmenbuch eingetragen | FN 123456a |
Schritt 2: Steuerdaten konfigurieren
Jetzt kommt der wichtigste Teil – Ihre Steuereinstellungen:
Sind Sie Kleinunternehmer?
Was ist die Kleinunternehmer-Regelung?
Nach UStG §6 Abs. 1 Z 27 sind Unternehmer mit einem Jahresumsatz unter €55.000 (ab 2025) von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet:
- Sie weisen keine USt auf Rechnungen aus
- Sie führen keine USt ans Finanzamt ab
- Sie können aber auch keine Vorsteuer abziehen
Entscheidungshilfe: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
Diese Fragen helfen Ihnen bei der Entscheidung:
Wie hoch ist Ihr erwarteter Jahresumsatz?
- Unter €55.000: Kleinunternehmerregelung möglich
- Über €55.000: Regelbesteuerung erforderlich
- Knapp unter der Grenze: Sophie warnt Sie automatisch ab €44.000 (80% der Grenze)
Haben Sie hohe Einkaufskosten mit Vorsteuer?
- Ja, viele Ausgaben (z.B. Waren, Maschinen, Fahrzeuge): Regelbesteuerung kann vorteilhaft sein, da Sie die Vorsteuer abziehen können
- Nein, hauptsächlich Dienstleistungen: Kleinunternehmer ist oft günstiger
Wer sind Ihre Kunden?
- Hauptsächlich Privatkunden (B2C): Kleinunternehmer ist vorteilhaft - Ihre Preise bleiben niedriger
- Hauptsächlich Firmenkunden (B2B): Für Firmenkunden ist die USt meist neutral (Vorsteuerabzug)
So stellen Sie es ein:
| Einstellung | Wann wählen? |
|---|---|
| ☑️ Kleinunternehmer: JA | Jahresumsatz unter €55.000 und keine USt gewünscht |
| ☐ Kleinunternehmer: NEIN | Jahresumsatz über €55.000 ODER freiwillige USt-Pflicht |
Einmalige Überschreitung: Sie dürfen die €55.000-Grenze einmal in 5 Jahren um bis zu 10% überschreiten (also max. €60.500). Erst bei einer zweiten Überschreitung verlieren Sie den Kleinunternehmer-Status.
💡 Sophie’s Tipp: Unsicher? Fragen Sie Ihren Steuerberater! Die Kleinunternehmer-Regelung kann man auch freiwillig nicht in Anspruch nehmen, wenn man viel Vorsteuer abziehen möchte. Ich tracke Ihren Umsatz automatisch und warne Sie rechtzeitig!
UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
| Situation | UID-Nummer erforderlich? |
|---|---|
| Kleinunternehmer, nur Inlandsgeschäft | ❌ Optional |
| Kleinunternehmer, EU-Geschäfte | ✅ Erforderlich |
| Regelbesteuert | ✅ Erforderlich |
Format der österreichischen UID: ATU + 8 Ziffern (z.B. ATU12345678)
So finden Sie Ihre UID-Nummer
Falls Sie bereits eine UID-Nummer haben, finden Sie diese:
| Quelle | Wo genau |
|---|---|
| FinanzOnline® | Unter “Mein Finanzamt” → “Steuernummern” |
| Finanzamtsbescheid | Im Schreiben zur UID-Zuteilung |
| WKO | Unter Ihrem Firmenprofil auf wko.at |
| Firmenbuch-Auszug | Bei eingetragenen Unternehmen |
UID-Nummer beantragen
Falls Sie noch keine UID-Nummer haben und eine benötigen:
Formular U15 ausfüllen
Das Formular finden Sie auf FinanzOnline oder beim Finanzamt.
Online einreichen
Über FinanzOnline unter “Weitere Services” → “Formular U15”
UID-Nummer erhalten
Die Zuteilung erfolgt in der Regel innerhalb von 2-5 Werktagen.
Achtung: Die UID-Nummer ist Pflicht auf Rechnungen über €400 (Brutto). BuchhaltGenie prüft das automatisch und warnt Sie!
Geschäftsjahr einstellen
Das Geschäftsjahr bestimmt, wie Ihre Einnahmen und Ausgaben gruppiert werden:
| Geschäftsjahr-Typ | Beschreibung | Empfehlung |
|---|---|---|
| Kalenderjahr (Standard) | 1. Jänner bis 31. Dezember | Für die meisten Unternehmen |
| Abweichendes Geschäftsjahr | z.B. 1. April bis 31. März | Für Saisonbetriebe oder Konzernvorgaben |
Hinweis: Die meisten Einzelunternehmer und KMUs nutzen das Kalenderjahr. Ein abweichendes Geschäftsjahr muss beim Finanzamt beantragt werden und ist nur in begründeten Fällen sinnvoll (z.B. Skisaison, Erntesaison).
💡 Sophie’s Tipp: Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie das Kalenderjahr. Das macht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und die Erstellung der Steuererklärung einfacher!
Schritt 3: Bankverbindung hinzufügen
Damit Ihre Kunden wissen, wohin sie zahlen sollen:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Kontoinhaber | Name auf dem Konto | Max Mustermann |
| IBAN | Internationale Kontonummer | AT12 3456 7890 1234 5678 |
| BIC | Bank-Identifikation | GIBAATWWXXX |
| Bank | Name der Bank | Erste Bank |
💡 Sophie’s Tipp: Sie finden IBAN und BIC auf Ihrem Kontoauszug oder im Online-Banking unter “Kontoinformationen”.
Tipp: Sie können auch mehrere Bankverbindungen hinterlegen und pro Rechnung auswählen, welche angezeigt werden soll!
Schritt 4: Logo hochladen (optional)
Ein professionelles Logo macht Ihre Rechnungen noch ansprechender und erhöht die Wiedererkennung bei Ihren Kunden.
Logo-Anforderungen
| Eigenschaft | Anforderung | Empfehlung |
|---|---|---|
| Format | PNG, JPG, SVG, WebP | PNG (transparent) oder SVG |
| Größe | Max. 2 MB | Unter 500 KB für schnelles Laden |
| Auflösung | Min. 200x200 Pixel | 400x400 Pixel für gestochen scharfe Darstellung |
| Seitenverhältnis | Beliebig | Quadratisch oder Querformat |
| Hintergrund | Beliebig | Transparent für flexible Platzierung |
So laden Sie Ihr Logo hoch
Logo-Bereich öffnen
Klicken Sie auf “Logo hochladen” oder das Platzhalterbild im Einrichtungsassistenten.
Datei auswählen
Wählen Sie Ihre Logodatei aus Ihrem Computer. Eine Vorschau wird angezeigt.
Position festlegen
Bestimmen Sie, wo das Logo auf Ihren Rechnungen erscheinen soll:
- Links: Klassisch, neben Firmenname
- Mittig: Zentral, prominent
- Rechts: Modern, platzsparend
Größe anpassen
Mit dem Schieberegler können Sie die Logogröße auf der Rechnung anpassen (25% bis 100%).
Speichern
Klicken Sie auf “Speichern” - Ihr Logo erscheint ab sofort auf allen neuen Rechnungen.
💡 Sophie’s Tipp: Kein Logo? Kein Problem! Sie können auch ohne Logo starten. BuchhaltGenie zeigt dann Ihren Firmennamen prominent an. Sie können das Logo jederzeit später hinzufügen.
Design-Tipp: Falls Sie ein Logo mit transparentem Hintergrund (PNG) verwenden, passt es sich automatisch an verschiedene Papierfarben und E-Mail-Hintergründe an.
Schritt 5: Einstellungen überprüfen
Bevor Sie fortfahren, zeige ich Ihnen eine Zusammenfassung:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ 📋 Ihre Unternehmenseinstellungen │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ Firma: Mustermann Consulting e.U. │
│ Adresse: Hauptstraße 15/3, 1010 Wien │
│ UID: ATU12345678 │
│ Kleinuntern.: Nein (Regelbesteuert) │
│ Bank: Erste Bank (AT12 3456...) │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ [✓ Speichern und weiter] │
└─────────────────────────────────────────────────┘✅ Geschafft! Ihr Unternehmen ist eingerichtet. Alle Rechnungen enthalten jetzt automatisch diese Daten!
Österreichische Compliance
Durch die korrekte Einrichtung erfüllt BuchhaltGenie automatisch:
| Gesetz | Anforderung | Status |
|---|---|---|
| UStG §11 | Rechnungspflichtangaben | ✅ Automatisch |
| UStG §6 | Kleinunternehmer-Vermerk | ✅ Falls aktiviert |
| BAO §132 | 7-Jahre Aufbewahrung | ✅ Automatisch |
| DSGVO | Datenschutz | ✅ EU-Server |
Zusammenfassung
| Schritt | Was Sie gemacht haben |
|---|---|
| 1 | Firmendaten (Name, Adresse) eingegeben |
| 2 | Kleinunternehmer-Status festgelegt |
| 3 | Bankverbindung hinterlegt |
| 4 | Logo hochgeladen (optional) |
| 5 | Einstellungen überprüft und gespeichert |
Häufige Fragen
Kann ich die Daten später ändern?
Ja! Unter Einstellungen → Unternehmen können Sie alle Daten jederzeit anpassen.
Was, wenn ich mehrere Unternehmen habe?
Ab dem Pro-Tarif können Sie mehrere Unternehmen in einem Konto verwalten. Jedes hat eigene Rechnungsnummern und Einstellungen.
Muss ich die Kleinunternehmer-Regelung jedes Jahr neu beantragen?
Nein, die Regelung gilt automatisch, solange Sie unter der Umsatzgrenze bleiben. Sie müssen aber beim Finanzamt melden, wenn Sie die Grenze überschreiten!
Nächster Schritt
Jetzt wird es richtig spannend – Sie erstellen Ihre erste Rechnung!
Nächster Schritt: Erste Rechnung erstellen →