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Geschäftsdaten verwalten

💬

Hallo, ich bin Sophie! 👋 Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihre Geschäftsdaten in BuchhaltGenie korrekt einrichten und pflegen können.

Wichtig

Korrekte Geschäftsdaten sind für rechtskonforme Rechnungen nach UStG Paragraph 11 unerlässlich. Fehlerhafte Angaben können zu Problemen beim Vorsteuerabzug Ihrer Kunden führen.

Übersicht der Geschäftsdaten

Name, Rechtsform und Firmenbuch

Firmendaten

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

UID-Nummer

Geschäftsadresse und Standorte

Adresse

Konten für Zahlungen und Rechnungen

Bankverbindung

Firmendaten

Die grundlegenden Informationen zu Ihrem Unternehmen.

Firmendaten bearbeiten

Einstellungen öffnen

Klicken Sie auf Ihr Profilbild oben rechts und wählen Sie Einstellungen

Geschäftsdaten auswählen

Navigieren Sie zu Geschäftsdaten im linken Menü

Daten eingeben

Füllen Sie alle Pflichtfelder aus oder aktualisieren Sie bestehende Angaben

Speichern

Klicken Sie auf Speichern um Ihre Änderungen zu übernehmen

Pflichtangaben für Rechnungen

Nach UStG Paragraph 11 müssen auf jeder Rechnung folgende Angaben erscheinen:

AngabeBeschreibungBeispiel
Vollständiger NameFirmenname oder Vor- und NachnameMuster GmbH / Max Mustermann
GeschäftsadresseVollständige AnschriftMusterstraße 1, 1010 Wien
UID-NummerFalls vorhanden und nicht KleinunternehmerATU12345678
FirmenbuchnummerBei eingetragenen UnternehmenFN 123456a
FirmenbuchgerichtZuständiges LandesgerichtHandelsgericht Wien
Tipp

Einzelunternehmen: Als Einzelunternehmer ohne Firmenbucheintrag verwenden Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Privatadresse als Geschäftsadresse.

Rechtsformen

Einzelunternehmen (e.U.)

FeldErforderlich
Vor- und NachnameJa
Firmenwortlaut (falls eingetragen)Optional
FirmenbuchnummerNur bei Eintragung
UID-NummerFalls nicht Kleinunternehmer

Einzelunternehmer können freiwillig ins Firmenbuch eingetragen werden.

UID-Nummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist Ihre eindeutige Kennung für EU-weite Geschäfte.

Format der österreichischen UID

BestandteilFormatBeispiel
LändercodeATAT
U-KennungUU
Zahlenfolge8 Ziffern12345678
VollständigATU + 8 ZiffernATU12345678
Wichtig

Keine Leerzeichen: Die UID-Nummer wird ohne Leerzeichen geschrieben. ATU12345678 ist korrekt, ATU 123 456 78 ist falsch.

UID-Nummer hinterlegen

Geschäftsdaten öffnen

Gehen Sie zu Einstellungen, dann Geschäftsdaten

UID-Nummer eingeben

Trage Ihre UID-Nummer im Feld UID-Nummer ein

Validierung

BuchhaltGenie prüft das Format automatisch

Speichern

Ihre UID-Nummer erscheint nun auf allen Rechnungen

UID-Validierung

Wir prüfen Ihre UID-Nummer auf mehreren Ebenen:

PrüfungBeschreibung
FormatprüfungATU gefolgt von genau 8 Ziffern
PrüfziffernkontrolleMathematische Validierung der letzten Ziffer
EU-VIES-AbfrageOptional: Prüfung im EU-Mehrwertsteuer-Informationssystem
EU VIES

VIES-Prüfung: Bei der Eingabe von Kunden-UID-Nummern können Sie eine VIES-Abfrage durchführen, um die Gültigkeit zu bestätigen. Dies ist besonders wichtig für innergemeinschaftliche Lieferungen.

Keine UID-Nummer?

Falls Sie noch keine UID-Nummer hast:

SituationHandlung
KleinunternehmerUID ist optional, aktiviere die Kleinunternehmerregelung
NeugründungBeantrage die UID beim Finanzamt
Wechsel zur RegelbesteuerungUID wird automatisch zugeteilt

Geschäftsadresse

Ihre Geschäftsadresse erscheint auf allen Rechnungen und offiziellen Dokumenten.

Adresse bearbeiten

Geschäftsdaten öffnen

Navigieren Sie zu Einstellungen, dann Geschäftsdaten

Adresse eingeben

Fülle alle Adressfelder aus

Österreich auswählen

Wählen Sie Österreich als Land

Speichern

Ihre Adresse wird auf allen Dokumenten aktualisiert

Adressfelder

FeldBeschreibungBeispiel
Straße und HausnummerVollständige StraßenadresseMusterstraße 1
AdresszusatzStiege, Tür, StockStiege 2, Tür 15
Postleitzahl4-stellige österreichische PLZ1010
OrtStadt oder GemeindeWien
BundeslandÖsterreichisches BundeslandWien
LandImmer Österreich für inländische UnternehmenÖsterreich
Tipp

Postleitzahl-Validierung: BuchhaltGenie prüft automatisch, ob die eingegebene Postleitzahl gültig ist (1000-9999) und ordnet den passenden Ort zu.

Mehrere Standorte

Falls Sie mehrere Geschäftsstandorte hast:

Hauptstandort (Primäre Adresse)

Dies ist die Adresse, die:

  • Auf allen Rechnungen erscheint
  • Im Impressum verwendet wird
  • Für die Steuererklärung relevant ist

Der Hauptstandort kann jederzeit geändert werden.

Bankverbindung

Hinterlege Ihre Bankverbindung für Rechnungen und Zahlungseingänge.

Bankverbindung hinzufügen

Bankverbindung öffnen

Gehen Sie zu Einstellungen, dann Geschäftsdaten, dann Bankverbindung

Kontodaten eingeben

Trage IBAN, BIC und Kontoinhaber ein

Als Standard setzen

Markiere das Konto als Standardkonto für Rechnungen

Speichern

Die Bankverbindung erscheint auf allen neuen Rechnungen

Kontoangaben

FeldFormatBeispiel
IBANAT + 18 ZiffernAT12 3456 7890 1234 5678
BIC/SWIFT8 oder 11 ZeichenRLNWATWWXXX
KontoinhaberName wie bei der BankMuster GmbH
BankName des KreditinstitutsRaiffeisenbank NÖ-Wien
Sicherheit

Sensible Daten: Ihre Bankverbindung wird verschlüsselt gespeichert und nur auf Ihren Rechnungen angezeigt.

IBAN-Validierung

BuchhaltGenie prüft Ihre IBAN auf Gültigkeit:

PrüfungBeschreibung
LängenprüfungÖsterreichische IBAN hat 20 Zeichen
PrüfziffernkontrolleMathematische Validierung nach ISO 7064
FormatprüfungAT gefolgt von 18 Ziffern

Mehrere Bankkonten

Sie kannst mehrere Bankverbindungen hinterlegen:

FunktionBeschreibung
StandardkontoErscheint auf allen Rechnungen
Zusätzliche KontenKönnen pro Rechnung ausgewählt werden
Verschiedene WährungenFür EUR und andere Währungen

Rechnungsangaben

Zusätzliche Informationen für Ihre Rechnungen.

Rechnungsnummer-Format

EinstellungBeschreibungBeispiel
PräfixVorangestellter TextRE-
JahrAktuelles Jahr2026
Laufende NummerFortlaufend00001
VollständigKombinationRE-2026-00001

Rechnungsformat öffnen

Gehen Sie zu Einstellungen, dann Rechnungen, dann Nummernformat

Format anpassen

Wählen Sie Präfix, Trennzeichen und Ziffernanzahl

Startnummer festlegen

Bei Übernahme aus anderem System: Startnummer setzen

Speichern

Neue Rechnungen verwenden das gewählte Format

Wichtig

Keine Lücken: Rechnungsnummern müssen lückenlos und fortlaufend sein. Eine nachträgliche Änderung des Formats erstellt eine neue Nummernreihe.

Zahlungsbedingungen

EinstellungStandardAnpassbar
Zahlungsfrist14 TageJa, 7-90 Tage
SkontoKeinesJa, mit Prozent und Tagen
MahnwesenAktiviertJa, Stufen anpassbar

Häufige Fragen

Wie ändere ich meine Rechtsform?

Die Rechtsform kann unter Einstellungen, dann Geschäftsdaten, dann Rechtsform geändert werden. Beachte, dass eine Rechtsformänderung steuerliche Auswirkungen haben kann - besprich dies mit Ihrem Steuerberater.

Meine UID-Nummer wird nicht akzeptiert

Prüfe folgende Punkte:

  • Keine Leerzeichen im Format (ATU12345678)
  • Genau 8 Ziffern nach ATU
  • Gültigkeit im EU-VIES-System

Kann ich mehrere Firmen in einem Konto verwalten?

Ja, ab dem Business-Tarif können Sie mehrere Unternehmen in einem Konto verwalten. Jedes Unternehmen hat eigene Geschäftsdaten, Bankverbindungen und Rechnungsnummern.

Was passiert bei einer Firmenübernahme?

Kontaktiere uns unter office@buchhaltgenie.at. Wir unterstützen Sie bei der Übertragung der Daten auf den neuen Inhaber.

Compliance-Hinweise

UStG Paragraph 11 - Rechnungsangaben

Folgende Angaben sind auf jeder Rechnung gesetzlich vorgeschrieben:

  • Name und Anschrift des Leistenden
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • UID-Nummer des Leistenden (außer bei Kleinunternehmer)
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung/Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag

BAO Paragraph 132 - Aufbewahrungspflicht

Geschäftsdaten und deren Änderungen werden sieben Jahre lang aufbewahrt und protokolliert.

Brauchen Sie Hilfe?

Bei Fragen zu Ihren Geschäftsdaten bin ich gerne für Sie da:

Weiterführende Seiten:

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