Überprüfungsmodus
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Willkommen im Überprüfungsmodus - Ihrer Qualitätskontrolle für automatisch erstellte Einträge! Wenn ich aus Ihren Belegen und Transaktionen neue Kunden oder Lieferanten erkenne, landen diese zuerst hier zur Überprüfung. So behältst Sie die volle Kontrolle über Ihre Stammdaten.
Qualität vor Schnelligkeit: Der Überprüfungsmodus stellt sicher, dass nur geprüfte und korrekte Daten in Ihre Buchhaltung gelangen. Jede Genehmigung und Ablehnung wird gemäß BAO §132 revisionssicher protokolliert und für 7 Jahre aufbewahrt.
Auf einen Blick
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Review Queue | Zentrale Warteschlange für alle zu prüfenden Einträge |
| Konfidenz-Score | Farbcodierte Zuverlässigkeitsanzeige (0-100%) |
| Sammelaktionen | Mehrere Einträge gleichzeitig genehmigen oder ablehnen |
| Filter & Suche | Nach Typ, Status und Suchbegriff filtern |
| BAO §132 Audit-Trail | Vollständige Protokollierung aller Entscheidungen |
| Ablehnungsgründe | Pflichtangabe für nachvollziehbare Dokumentation |
Was wird überprüft?
Im Überprüfungsmodus findest Sie alle automatisch erstellten Einträge, die ich aus Ihren Belegen, Transaktionen oder Importen erkannt habe:
Lieferanten (Kreditoren)
Wenn ich auf einer Rechnung oder in einer Bankbuchung einen neuen Lieferanten erkenne, erstelle ich automatisch einen Vorschlag:
| Erkannt aus | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungen | Lieferantenname, UID-Nummer, Adresse |
| Banktransaktionen | IBAN-Zuordnung, Zahlungsempfänger |
| OCR-Belege | Gescannte Rechnungsdaten |
| CSV-Import | Importierte Lieferantenlisten |
Kunden (Debitoren)
Auch neue Kunden werden automatisch erkannt:
| Erkannt aus | Beispiel |
|---|---|
| Eingehende Zahlungen | Zahlender bei Kontoeingang |
| Ausgangsrechnungen | Neuer Rechnungsempfänger |
| Kontaktdaten | E-Mail, Telefon, Adresse |
Automatische Erkennung: Ich analysiere alle eingehenden Daten mit KI-gestützter Musterkennung. Je mehr Informationen vorhanden sind (Name, UID, Adresse), desto höher ist der Konfidenz-Score.
Der Konfidenz-Score erklärt
Jeder Eintrag erhält einen Konfidenz-Score von 0-100%, der anzeigt, wie sicher die automatische Erkennung ist:
Schwellenwerte
| Score | Farbe | Bedeutung | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| 80-100% | 🟢 Grün | Hohe Sicherheit | Kann bedenkenlos genehmigt werden |
| 50-79% | 🟡 Gelb | Mittlere Sicherheit | Kurze Prüfung empfohlen |
| 0-49% | 🔴 Rot | Niedrige Sicherheit | Sorgfältige Kontrolle erforderlich |
Was beeinflusst den Score?
| Faktor | Auswirkung |
|---|---|
| UID-Nummer vorhanden | +30% (validiert gegen FinanzOnline®) |
| Vollständige Adresse | +20% |
| E-Mail und Telefon | +10% je Feld |
| Bereits bekannter Name | +15% |
| Bankdaten (IBAN) | +15% |
| Unscharfe Erkennung | -20% bis -40% |
Niedrige Scores beachten: Bei einem Score unter 50% sollten Sie die Daten besonders sorgfältig prüfen. Möglicherweise fehlen wichtige Informationen oder die automatische Erkennung war unsicher.
Workflow: Einträge überprüfen
Review Queue öffnen
Navigieren Sie zu Buchhaltung → Überprüfung oder klicken Sie auf das Benachrichtigungssymbol, wenn neue Einträge zur Prüfung warten.
Filter anwenden
Nutzen Sie die Tabs, um nach Eintragstyp zu filtern:
- Alle: Sämtliche ausstehenden Einträge
- Lieferanten: Nur Kreditoren
- Kunden: Nur Debitoren
Zusätzlich können Sie nach Status filtern:
- Ausstehend: Noch nicht überprüft
- Genehmigt: Bereits freigegeben
- Abgelehnt: Nicht akzeptiert
Eintrag prüfen
Für jeden Eintrag sehen Sie:
- Name und Firma: Erkannter Name und Unternehmensbezeichnung
- UID-Nummer: Falls erkannt und validiert
- Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Adresse
- Konfidenz-Score: Farbcodierte Zuverlässigkeit
- Quelle: Woher der Eintrag stammt (Rechnung, Import, etc.)
Entscheidung treffen
Sie haben drei Möglichkeiten:
| Aktion | Wann verwenden? | Ergebnis |
|---|---|---|
| Genehmigen | Daten sind korrekt | Eintrag wird aktiv in Stammdaten übernommen |
| Ablehnen | Daten sind falsch oder Duplikat | Eintrag wird archiviert, Grund wird gespeichert |
| Bearbeiten | Kleinere Korrekturen nötig | Daten anpassen, dann genehmigen |
Einzelne Genehmigung und Ablehnung
Genehmigen
Eintrag auswählen
Klicken Sie auf die Zeile des Eintrags oder aktivieren Sie die Checkbox.
Daten überprüfen
Kontrollieren Sie Name, UID-Nummer und Kontaktdaten auf Richtigkeit.
Genehmigen bestätigen
Klicken Sie auf den grünen Genehmigen-Button. Der Eintrag wird sofort in Ihre Stammdaten übernommen.
Ablehnen
Eintrag auswählen
Klicken Sie auf die Zeile oder aktivieren Sie die Checkbox.
Ablehnen klicken
Klicken Sie auf den roten Ablehnen-Button.
Grund angeben (Pflicht)
Geben Sie einen Ablehnungsgrund an (mindestens 10 Zeichen):
Typische Ablehnungsgründe:
- “Duplikat - Lieferant bereits unter anderem Namen vorhanden”
- “Ungültige UID-Nummer - Validierung fehlgeschlagen”
- “Fehlende Daten - keine vollständige Adresse erkennbar”
- “Nicht geschäftsrelevant - private Transaktion”
Ablehnung bestätigen
Der Eintrag wird archiviert und erscheint unter “Abgelehnt”.
BAO §132 Compliance: Der Ablehnungsgrund ist Pflicht, da alle Geschäftsentscheidungen gemäß österreichischem Steuerrecht nachvollziehbar dokumentiert werden müssen. Diese Daten werden 7 Jahre aufbewahrt.
Sammelaktionen (Bulk-Operationen)
Bei vielen ausstehenden Einträgen können Sie Zeit sparen mit der Sammelgenehmigung:
Mehrere Einträge auswählen
- Einzeln: Checkboxen der gewünschten Einträge aktivieren
- Alle auf der Seite: “Alle auswählen”-Checkbox im Tabellenkopf
Aktionsleiste verwenden
Sobald Einträge ausgewählt sind, erscheint eine schwebende Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ 5 ausgewählt [✗] │ [Genehmigen] [Ablehnen] │
└─────────────────────────────────────────────────┘Aktion ausführen
- Sammelgenehmigung: Alle ausgewählten Einträge werden genehmigt
- Sammelablehnung: Dialog öffnet sich für gemeinsamen Ablehnungsgrund
Sorgfalt bei Sammelaktionen: Prüfen Sie vor einer Sammelgenehmigung, ob alle ausgewählten Einträge wirklich korrekt sind. Bei Sammelablehnungen gilt der angegebene Grund für alle ausgewählten Einträge.
Dashboard-Statistiken
Das Review-Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick den aktuellen Status:
Statistik-Karten
| Karte | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Ausstehend | Gelb/Orange | Einträge, die auf Ihre Prüfung warten |
| Genehmigt | Grün | Erfolgreich überprüfte Einträge |
| Abgelehnt | Rot | Nicht akzeptierte Einträge |
Beispiel-Anzeige
┌──────────────┐ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐
│ Ausstehend │ │ Genehmigt │ │ Abgelehnt │
│ 12 │ │ 156 │ │ 8 │
│ wartet │ │ überprüft │ │ archiviert │
└──────────────┘ └──────────────┘ └──────────────┘Audit-Trail und Compliance
Jede Aktion im Überprüfungsmodus wird revisionssicher protokolliert:
Was wird gespeichert?
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Benutzer | Wer hat die Aktion durchgeführt? | max.mustermann@firma.at |
| Zeitpunkt | Wann wurde die Aktion durchgeführt? | 2026-01-04T14:32:15Z |
| Aktion | Was wurde getan? | approved / rejected |
| Grund | Warum wurde abgelehnt? | ”Duplikat vorhanden” |
| Konfidenz | Score zum Zeitpunkt der Entscheidung | 85% |
| Änderungen | Falls Daten bearbeitet wurden | Vorher/Nachher-Werte |
Audit-Log Beispiel
📋 Review-Eintrag RV-2026-0042
Status-Verlauf:
├─ 04.01.2026 09:15 - CREATED (Auto-Import aus Rechnung)
├─ 04.01.2026 09:16 - PENDING (Konfidenz: 85%)
└─ 04.01.2026 14:32 - APPROVED (max.mustermann@firma.at)
Entität: Lieferant "Bürobedarf Müller GmbH"
UID: ATU12345678
Methode: Manuell genehmigt7-Jahre-Aufbewahrung: Der gesamte Audit-Trail wird gemäß BAO §132 mindestens 7 Jahre revisionssicher gespeichert. Bei einer Betriebsprüfung können Sie jederzeit nachweisen, wer wann welche Entscheidung getroffen hat.
Tipps für effizientes Arbeiten
Regelmäßig prüfen
Prüfen Sie die Review Queue idealerweise täglich oder zumindest wöchentlich. So bleiben die ausstehenden Einträge überschaubar.
Hohe Konfidenz zuerst
Sortieren Sie nach Konfidenz-Score und genehmigen Sie Einträge mit 80%+ zuerst - diese sind in der Regel korrekt und können schnell freigegeben werden.
Sammelaktionen nutzen
Bei vielen ähnlichen Einträgen (z.B. nach einem großen Import) nutzen Sie die Sammelgenehmigung, um Zeit zu sparen.
Ablehnungsgründe präzise formulieren
Je präziser der Ablehnungsgrund, desto einfacher ist die Nachvollziehbarkeit bei einer späteren Prüfung.
Häufige Fragen (FAQ)
Was passiert mit genehmigten Einträgen?
Genehmigte Einträge werden automatisch in Ihre Stammdaten (Kunden oder Lieferanten) übernommen und stehen sofort für Buchungen, Rechnungen und Berichte zur Verfügung.
Kann ich eine Genehmigung rückgängig machen?
Direkt im Überprüfungsmodus nicht. Genehmigte Einträge können Sie jedoch in der jeweiligen Stammdatenverwaltung bearbeiten oder deaktivieren. Die ursprüngliche Genehmigung bleibt im Audit-Trail dokumentiert.
Werden abgelehnte Einträge gelöscht?
Nein, abgelehnte Einträge werden archiviert und sind unter dem Filter “Abgelehnt” weiterhin sichtbar. So können Sie bei Bedarf den Ablehnungsgrund nachvollziehen oder einen Eintrag erneut prüfen.
Wie oft kommen neue Einträge in die Queue?
Neue Einträge erscheinen automatisch, wenn Sie:
- Rechnungen mit neuen Lieferanten importierst
- Banktransaktionen mit unbekannten Zahlungspartnern synchronisierst
- OCR-Belege mit neuen Geschäftspartnern scannst
- CSV-Dateien mit neuen Kontakten importierst
Kann ich Benachrichtigungen einrichten?
Ja, in den Einstellungen können Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, wenn neue Einträge zur Prüfung bereitstehen.
Weiterführende Themen
Genehmigte Lieferanten verwalten und bearbeiten
LieferantenverwaltungGenehmigte Kunden verwalten und bearbeiten
KundenverwaltungWie die KI Ihre Transaktionen kategorisiert
Automatische Kategorisierung7-Jahre Aufbewahrungspflicht erklärt
BAO §132 AufbewahrungRechtlicher Hinweis: Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Der Überprüfungsmodus unterstützt Sie bei der Qualitätskontrolle Ihrer Buchhaltungsdaten. Die Verantwortung für korrekte Stammdaten liegt beim Unternehmer. Bei Fragen wende Sie bitte an Ihren Steuerberater. Stand: Jänner 2026.