Doppelte Buchführung nach UGB §189
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Ich erkläre Ihnen die doppelte Buchführung (Doppik) nach österreichischem Unternehmensgesetzbuch. Keine Sorge, ich unterstütze Sie beim Übergang! Ich erkenne automatisch, wenn Sie Sie der €700.000-Grenze näherst und warne Sie rechtzeitig.
Verfügbarkeit: Doppelte Buchführung ist ab dem Pro-Tarif (€49,99/Monat) verfügbar. Im Free- und Starter-Tarif steht ausschließlich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Verfügung.
Brauche ich doppelte Buchführung?
Die wichtigste Frage zuerst: Nicht jedes Unternehmen braucht doppelte Buchführung. Lass mich Ihnen helfen, das herauszufinden!
Entscheidungsbaum
Sind Sie eine GmbH, AG oder andere Kapitalgesellschaft?
- JA → Doppelte Buchführung ist Pflicht (UGB §189)
- NEIN → Weiter zu Frage 2
Übersteigt Ihr Jahresumsatz €700.000?
- JA → Doppelte Buchführung ist Pflicht (zwei Jahre hintereinander)
- NEIN → Weiter zu Frage 3
Beschäftigst Sie Mitarbeiter mit Lohnverrechnung?
- JA → Doppelte Buchführung empfohlen (aber nicht Pflicht)
- NEIN → E/A-Rechnung ist ausreichend
Übersicht: Wer braucht was?
| Unternehmensform | Umsatz | Buchführungspflicht |
|---|---|---|
| EPU (Einzelunternehmer) | < €700k | E/A-Rechnung ✅ |
| EPU (Einzelunternehmer) | > €700k (2 Jahre) | Doppelte Buchführung |
| GmbH | Egal | Doppelte Buchführung |
| OG/KG | < €700k | E/A-Rechnung möglich |
| OG/KG | > €700k (2 Jahre) | Doppelte Buchführung |
| Freiberufler | < €700k | E/A-Rechnung ✅ |
BuchhaltGenie unterstützt beides!
E/A-Rechnung
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
- Einfach: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn
- Perfekt für EPUs und Kleinunternehmer
- In BuchhaltGenie: Standard-Modus
So funktioniert’s:
+ Einnahmen (was Sie bekommst)
- Ausgaben (was Sie zahlst)
= Gewinn/VerlustEKR-Kontenrahmen (Einheitskontenrahmen)
BuchhaltGenie verwendet den österreichischen Einheitskontenrahmen (EKR) für die doppelte Buchführung.
| Kontenklasse | Bereich | Beispiele |
|---|---|---|
| 0 | Anlagevermögen | Maschinen, Fahrzeuge, Gebäude |
| 1 | Vorräte | Waren, Rohstoffe |
| 2 | Forderungen | Kundenforderungen, Bank |
| 3 | Verbindlichkeiten | Lieferantenschulden, USt-Schuld |
| 4 | Erlöse | Umsatzerlöse, sonstige Erträge |
| 5-6 | Aufwand | Material, Personal, Miete |
| 7 | Abschreibungen | AfA, Wertberichtigungen |
| 8 | Finanzergebnis | Zinsen, Währungsdifferenzen |
| 9 | Eigenkapital | Stammkapital, Rücklagen |
Sophie’s Tipp: Keine Sorge, Sie müssen das nicht auswendig lernen! BuchhaltGenie schlägt Ihnen automatisch die richtigen Konten vor.
Auf einen Blick: UGB §189 Buchführungspflicht
| Aspekt | E/A-Rechnung | Doppelte Buchführung |
|---|---|---|
| Gesetzliche Grundlage | EStG §4 Abs. 3 | UGB §189-216 |
| Umsatzgrenze | Bis €700.000 | Ab €700.000 Pflicht |
| Bilanzsumme | — | Ab €1.000.000 Pflicht |
| Rechtsformen | EPU, OG, KG, Verein | GmbH, AG, Stiftung (immer) |
| Prinzip | Zufluss-Abfluss | Periodenabgrenzung |
| Tarif in BuchhaltGenie | Free, Starter, Pro+ | Pro+ (€49,99/Mo) |
Wann wird Doppik Pflicht?
Die Buchführungspflicht nach UGB §189 tritt ein bei:
Umsatzgrenzen
- €700.000 Umsatz in 2 aufeinanderfolgenden Jahren → Doppik ab Folgejahr
- €1.000.000 Umsatz einmalig → Sofortige Doppik-Pflicht ab Folgejahr
Bilanzsummengrenzen
- €1.000.000 Bilanzsumme in 2 aufeinanderfolgenden Jahren → Doppik-Pflicht
Rechtsformabhängige Pflicht
- GmbH, AG, Genossenschaft → Immer Doppik-pflichtig (unabhängig vom Umsatz)
- Stiftungen und Vereine → Bei wirtschaftlicher Tätigkeit über Grenzen
Beispiel Umsatzgrenze: Sie erzielst 2025 einen Umsatz von €750.000 und 2026 von €720.000. Ab 1.1.2027 müssen Sie doppelte Buchführung führen.
Tipp für wachsende Unternehmen: Wenn Sie die €700.000-Grenze überschreitest, empfehlen wir den Enterprise-Tarif (€199/Mo) mit erweitertem Support für den Übergang zur Doppik.
Automatische Journalbuchungen (Auto-Doppik)
Ein Kernfeature von BuchhaltGenie: Bei jeder Rechnung erstelle ich automatisch die korrekten Soll/Haben-Buchungen nach dem Prinzip der doppelten Buchführung.
Beispiel: Ausgangsrechnung
Wenn Sie eine Rechnung über €1.200 netto (20% USt) erstellen, buche ich automatisch:
| Soll | Haben | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|
| 2000 Forderungen aus L&L | €1.440,00 | Bruttobetrag an Kunden | |
| 4000 Umsatzerlöse | €1.200,00 | Nettoumsatz | |
| 3500 Umsatzsteuer | €240,00 | 20% USt |
Buchungssatz: Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer
Beispiel: Eingangsrechnung (Beleg)
Bei einem Einkauf über €500 netto (20% USt):
| Soll | Haben | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|
| 5xxx Aufwandskonto | €500,00 | Je nach Kategorie | |
| 2500 Vorsteuer | €100,00 | Abzugsfähige Vorsteuer | |
| 3300 Verbindlichkeiten | €600,00 | Bruttobetrag an Lieferant |
Buchungssatz: Aufwand und Vorsteuer an Verbindlichkeiten
Sophie macht das automatisch: Sie müssen keine Buchungssätze kennen! Ich erkenne die richtige Kontierung anhand der Rechnungsdaten und buche UGB-konform. Alle Buchungen sind im Audit-Trail nachvollziehbar (BAO §132).
Weitere automatische Buchungen
Zahlungseingang
Kunde bezahlt Rechnung (€1.440 brutto)
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 2800 Bank | €1.440,00 | |
| 2000 Forderungen | €1.440,00 |
Buchungssatz: Bank an Forderungen
Warum ist das wichtig?
Die doppelte Buchführung ist Pflicht ab €700.000 Jahresumsatz oder bei bestimmten Rechtsformen (GmbH, AG). Mit BuchhaltGenie sind Sie vorbereitet:
- Nahtloser Übergang: Von E/A-Rechnung zur Doppik ohne Datenverlust
- UGB §189 konform: Alle Buchungen entsprechen dem Unternehmensgesetzbuch
- Steuerberater-ready: Ihr Steuerberater kann die Buchungen im Originalformat exportieren
Der österreichische Kontenrahmen (SKR 07 / EKR)
Österreich verwendet den Einheitskontenrahmen (EKR), auch bekannt als SKR 07. Dieser gliedert sich in 10 Kontenklassen:
| Klasse | Bereich | Kontonummern | Beispiele |
|---|---|---|---|
| 0 | Anlagevermögen | 0000-0999 | Grundstücke, Maschinen, Fahrzeuge, immaterielle Vermögensgegenstände |
| 1 | Vorräte | 1000-1999 | Rohstoffe, Waren, unfertige Erzeugnisse |
| 2 | Forderungen, Kassa, Bank | 2000-2999 | Forderungen L&L (2000), Vorsteuer (2500), Kassa (2700), Bank (2800) |
| 3 | Verbindlichkeiten, Rückstellungen | 3000-3999 | Verbindlichkeiten L&L (3300), Umsatzsteuer (3500), Rückstellungen |
| 4 | Erlöse | 4000-4999 | Umsatzerlöse 20% (4000), Erlöse 10% (4100), sonstige Erlöse |
| 5 | Materialaufwand | 5000-5999 | Wareneinsatz, Rohstoffe, Fremdleistungen |
| 6 | Personalaufwand | 6000-6999 | Löhne, Gehälter, Sozialabgaben |
| 7 | Sonstiger Aufwand | 7000-7999 | Miete (7000), Büro (7350), KFZ (7360), Reisen (7400) |
| 8 | Finanz- und Steuerergebnis | 8000-8999 | Zinserträge, Zinsaufwand, Steuern vom Einkommen |
| 9 | Abschlusskonten | 9000-9999 | Eröffnungsbilanz (9000), Schlussbilanz (9800), GuV (9890) |
Wichtige Konten im Detail
Aktivkonten
Klasse 0-2: Aktiva (Vermögen)
| Konto | Bezeichnung | Verwendung |
|---|---|---|
| 0400 | Maschinen | Anlagevermögen |
| 0600 | Betriebs- und Geschäftsausstattung | Büromöbel, IT |
| 0640 | Fahrzeuge | KFZ im Betriebsvermögen |
| 2000 | Forderungen aus L&L | Offene Kundenrechnungen |
| 2500 | Vorsteuer 20% | Abzugsfähige USt |
| 2510 | Vorsteuer 13% | Ermäßigte USt |
| 2520 | Vorsteuer 10% | Stark ermäßigte USt |
| 2700 | Kassa | Bargeld |
| 2800 | Bank | Bankguthaben |
Hinweis zu Bewirtungskosten (7440): Bei Geschäftsessen sind nur 50% der Vorsteuer abzugsfähig (UStG §12). BuchhaltGenie berechnet dies automatisch.
Verfügbarkeit in BuchhaltGenie
Tarif-Übersicht für Buchführungsmodi
| Feature | Free | Starter | Pro | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|---|---|
| E/A-Rechnung | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Doppelte Buchführung | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Steuerberater-Zugriff | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| UVA-Export | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| FinanzOnline® XML | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Empfehlung nach Unternehmensgröße
| Jahresumsatz | Empfohlener Tarif | Begründung |
|---|---|---|
| Bis €55.000 | Starter (€19,99) | Kleinunternehmer, E/A-Rechnung ausreichend |
| €55.000 - €300.000 | Pro (€49,99) | Wachsende EPUs, Doppik als Vorbereitung |
| €300.000 - €700.000 | Business (€99,99) | Doppik-Vorbereitung, mehr Team-User |
| Ab €700.000 | Enterprise (€199) | Doppik-Pflicht, erweiterter Support |
Wichtig bei Doppik-Pflicht: Ab €700.000 Umsatz (2 Jahre) oder €1.000.000 (einmalig) benötigen Sie die doppelte Buchführung. Wir empfehlen dann den Enterprise-Tarif für umfassende Unterstützung beim Übergang.
BAO §132: 7 Jahre Aufbewahrungspflicht
Gemäß der Bundesabgabenordnung §132 müssen alle buchhalterischen Unterlagen 7 Jahre aufbewahrt werden.
Was muss aufbewahrt werden?
| Unterlage | Aufbewahrungsfrist | BuchhaltGenie-Feature |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | 7 Jahre | Automatische Archivierung |
| Journale | 7 Jahre | Unveränderlicher Audit-Trail |
| Konten/Sachbücher | 7 Jahre | Historische Kontenstände |
| Inventare | 7 Jahre | Anlagenbuchhaltung |
| Eröffnungs-/Schlussbilanzen | 7 Jahre | Jahresabschluss-Archiv |
| Geschäftskorrespondenz | 7 Jahre | Dokumenten-Management |
Automatische Archivierung in BuchhaltGenie
So funktioniert die BAO §132-konforme Archivierung:
- Unveränderbar: Alle Buchungen werden mit Zeitstempel und Benutzer-ID gespeichert
- Vollständig: Änderungen werden nie gelöscht, sondern als Storno + Neubuchung dokumentiert
- Nachvollziehbar: Kompletter Audit-Trail für jede Transaktion
- Automatisch: Keine manuelle Archivierung erforderlich
- Sicher: Verschlüsselte Speicherung nach DSGVO Art. 32
Löschung und DSGVO
Die 7-Jahres-Frist der BAO §132 hat Vorrang vor dem DSGVO-Recht auf Löschung (Art. 17). Buchhalterische Unterlagen werden erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.
Beispiel: Eine Rechnung vom 15.06.2025 wird frühestens am 01.01.2033 gelöscht (Ende 2032 + Karenzzeit).
Gesetzliche Grundlagen
| Gesetz | Paragraph | Inhalt |
|---|---|---|
| UGB | §189 | Buchführungspflicht ab €700.000 Umsatz oder €1.000.000 Bilanzsumme |
| UGB | §190 | Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Pflicht für Kapitalgesellschaften |
| UGB | §193 | Eröffnungsbilanz bei Beginn der Doppik |
| UGB | §195 | Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) |
| EStG | §4 Abs. 3 | E/A-Rechnung (Zufluss-Abfluss) als Alternative |
| EStG | §4 Abs. 10 | Übergangsgewinn (3-Jahres-Verteilung) |
| BAO | §131 | Ordnungsmäßigkeit der Buchführung |
| BAO | §132 | 7-Jahre Aufbewahrungspflicht |
UGB §190: Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Nach UGB §190 müssen Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) neben der Bilanz auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen.
Was ist eine GuV?
Die GuV zeigt die Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres und ermittelt so den Jahresgewinn oder -verlust.
Unterschied zur Bilanz: Die Bilanz zeigt das Vermögen zu einem Stichtag (z.B. 31.12.). Die GuV zeigt die Entwicklung über das ganze Jahr (1.1. bis 31.12.).
Darstellungsformen nach UGB §190
Sie können zwischen zwei Darstellungsformen wählen:
Staffelform
Staffelform (in Österreich üblich)
Umsatzerlöse + €500.000
- Materialaufwand - €180.000
- Personalaufwand - €200.000
- Abschreibungen - €40.000
= Betriebsergebnis = €80.000
+ Zinserträge + €2.000
- Zinsaufwand - €5.000
= Finanzergebnis - €3.000
= Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit €77.000
- Steuern vom Einkommen - €19.250
= Jahresüberschuss = €57.750Vorteile: Übersichtlich, zeigt schrittweise Ergebnisbildung
UGB §190 Gliederungsschema
Die GuV muss nach UGB §231 bis §239 gegliedert werden:
| Position | Erläuterung |
|---|---|
| 1. Umsatzerlöse | Erlöse aus dem Verkauf von Waren/Dienstleistungen |
| 2. Bestandsveränderungen | Lagerveränderungen bei unfertigen/fertigen Erzeugnissen |
| 3. Sonstige betriebliche Erträge | z.B. Mieteinnahmen, Versicherungsentschädigungen |
| 4. Materialaufwand | Wareneinsatz, Rohstoffe |
| 5. Personalaufwand | Löhne, Gehälter, Sozialabgaben |
| 6. Abschreibungen | AfA auf Anlagevermögen |
| 7. Sonstige betriebliche Aufwendungen | Miete, Büro, KFZ, Reisen |
| 8. Finanzergebnis | Zinserträge minus Zinsaufwand |
| 9. Steuern vom Einkommen | Körperschaftsteuer (GmbH: 23%) |
| 10. Jahresüberschuss/-fehlbetrag | Endergebnis |
BuchhaltGenie erstellt GuV automatisch
Sophie erstellt die GuV automatisch: Im Doppik-Modus (Pro+ Tarife) generiere ich am Jahresende automatisch eine UGB §190-konforme GuV aus Ihren Buchungen. Sie können zwischen Staffel- und Kontoform wählen.
GuV-Export für Steuerberater:
- PDF für Jahresabschluss
- Excel für weitere Analysen
- FinanzOnline®-kompatibles XML-Format
Eröffnungsbilanz beim Übergang zur Doppik
Wenn Sie von der E/A-Rechnung zur doppelten Buchführung wechselst, müssen Sie eine Eröffnungsbilanz erstellen (UGB §193).
Übergangsgewinn nach EStG §4 Abs. 10
Beim Wechsel entsteht oft ein Übergangsgewinn durch:
- Forderungen (werden erstmals erfasst)
- Verbindlichkeiten (werden erstmals erfasst)
- Vorräte (werden erstmals bewertet)
Steuervorteil: Der Übergangsgewinn kann auf 3 Jahre verteilt werden, um die Steuerlast zu glätten.
Offizielle Quellen
Rechtlicher Hinweis: Diese Dokumentation dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei Fragen zur Buchführungspflicht wende Sie bitte an Ihren Steuerberater.
Weitere Ressourcen:
- Compliance Übersicht - Alle 13 österreichischen Gesetze
- Kleinunternehmer-Regelung - €55.000 Grenze und UStG §6
- BAO §132 Aufbewahrung - 7-Jahre Aufbewahrungspflicht im Detail